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Mit der Personalbedarfsplanung wird der Personalbedarf zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Der Zeitpunkt des Bedarfs kann in der Gegenwart oder Zukunft liegen. Der Einsatzbedarf leitet sich ab aus dem Bedarf an menschlicher Arbeitsleistung, die zum Erfüllen einer bestimmten Unternehmensaufgabe in einem festen Zeitabschnitt erforderlich ist. Anhand des Vergleichs von Soll-Personalbedarf und Ist-Personalbedarf lässt sich ablesen, ob eine ausreichende Deckung oder aber Unter- bzw. Überdeckungen vorliegen. Bei der Unterdeckung müssen Beschaffungsmaßnahmen und bei der Überdeckung Freistellungsmaßnahmen eingeleitet werden. Ermittlung des Personalbedarfs: Dies umfasst Anzahl, qualitative Struktur und zeitlichen, ggf. auch örtlichen Einsatz der benötigten Arbeitskräfte. Daraus ergibt sich ein Soll-Wert, an dem sich alle personalwirtschaftlichen Maßnahmen auszurichten haben.